E-postanız kişisel markanızdır

İş yaşamında kariyer adımlarını hızlı tırmanan kişilerin ortak özelliğinin, her ne iş yapıyor olursa olsun, iletişim becerilerini etkin kullanması olduğunu hepimiz fark edebiliriz.

İş hayatındaki iletişim kanallarının başında ise kuşkusuz E-postalar geliyor. E-posta iletişimi özellikle pandemiyle birlikte uzaktan çalışma modellerinin daha da yaygınlaşmasıyla, çok daha önemli bir araç konumuna yükseldi.

Uzaktan çalışma döneminde işe başlayan pek çok çalışan, şirketindeki diğer çalışanları çoğunlukla yalnızca e-postaları üzerinden tanıyor ve e-postaları üzerinden onlara dair fikir geliştiriyor.

Bu kapsamda e-postanızın sizin “kişisel markanız” haline geldiğini, size ve iş yapma şeklinize dair çok fazla şeyi muhatabınıza yansıttığını söylersek yanlış olmaz. Bu yazıda kişisel markanızı yükseltecek, etkili bir e-posta iletişimine dair incelikleri sizlerle paylaşmak istiyorum:

• E-posta doğru araç mı?: E-posta göndermeden önce mesajınız için doğru bir araç olup olmadığını kendinize sormayı unutmayın. Hızlı bir geri dönüşe ihtiyacınız varsa veya bir beyin fırtınası gerektiren karmaşık konularda, e-posta bunlar doğru bir araç olmayabilir. Gün içerisinde yoğunluklar dolayısıyla e-posta kutumuzu sürekli kontrol edemeyebiliyoruz. Bu nedenle hızlı dönüş gereken durumlarda e-posta yerine doğrudan arama veya anlık mesajlaşma uygulamalarını tercih etmelisiniz.
• Okuyucu odaklı e-postalar yazın: Etkili bir e-posta iletişiminin en öncü faktörü, e-postamıza okuyucu gözüyle bakabilmek. Dünyada her gün 270 milyar civarında e-posta gönderiliyor ve e-posta alanların yarıya yakını çok sayıda ve kendileriyle ilgili olmayan e-posta almaktan şikayetçi. Dijitalleşmeyle birlikte hız çok önemli bir kavram haline geldi, artık hiç birimizin gündelik iş koşturmacası içinde bir e-postayı anlamak için ayırabileceğimiz uzun zamanlarımız yok. O nedenle e-postanızın “gönder” tuşuna basmadan önce, mesajınızın okuyucunun kafasında oluşacak şu soruları içerdiğinden olun:
• “Bu e-postanın benimle ne ilgisi var?”
• “Benden ne isteniyor?”
• “Ne zaman ve nerede?”

E-postanızın ana mesajını giriş bölümünde belirtmeye özen gösterin. Kimse uzun bir e-postanın en sonunda, gönderiliş amacını görmeyi istemez. Giriş cümleniz, e-postanızın amacını aktaran bir özet niteliğinde olsun: “Size dün ulaştırmış olduğunuz özlük dokümanları ile ilgili olarak yazıyorum.” gibi.

• Kısa ve öz yazın: Mark Twain, “Kısa bir mektup yazmak için yeterli zamanım yoktu, o nedenle uzun yazmak zorunda kaldım.” der. Gerçekten de yaygın kanaatin aksine kısa yazmak, uzun yazmaktan çok daha fazla çaba gerektirir. Kısa yazmak metninize daha analitik yaklaşmanıza katkı sunar. Mesajınızı örgütlemeyi, giriş-gelişme ve sonucuyla okuyucu nezdinde anlamlı bir bütün oluşturmanızı sağlar. Ve en önemlisi de içinde yaşadığımız hız çağında kimsenin değerli “zaman”ını almamamızı sağlar.
• Selamlamaya dikkat: E-postaların en kritik bölümlerinden biri de selamlama. Özellikle unisex (iki cinsiyet için de kullanılabilir) olarak tabir edilen isme sahip ve daha önce hiç karşılaşmadığımız birine e-posta gönderirken Hanım mı yoksa Bey mi diyeceğimize bir türlü karar veremeyiz. Deniz Hanım mı Deniz Bey mi demeliyiz örneğin? Böyle durumlarda resmi bir yazışma ise isim ve soyadı kullanarak (Merhaba Deniz Aslan), daha samimi bir yazışma ise sadece ismini kullanıp (Merhaba Deniz), Bey ve Hanım unvanlarından kaçınabilirsiniz. Mesajınızın hedefi bir kitleyse “Değerli Çalışma Arkadaşlarım” ve “Değerli Yöneticilerimiz” gibi daha genel bir selamlama ile e-postanıza başlayabilirsiniz. Bir de selamlama bölümünde birden fazla hitap kullanmamaya çalışmakta fayda var. (Sayın Dilan Yıldız Hanım gibi kullanımlardan uzak durmalıyız)
• Kurumsal yazı dilinden uzaklaşmayın: Siz siz olun ekibinizden yakın arkadaşınızla yazışmalarınızda dahi kurumsal dilden uzak “canım”, “bye” vb. ifadeler kullanmayın. Emojilerden ise tümüyle uzak durmanızı öneririm. Unutmayın e-postanızın kimlere ulaşabileceğini hiç bilemezsiniz. Ve bu tür kullanımlar kişisel markanızı zedeleyecek durumlar oluşturabilir.
• Net ifadeler-kesin zamanlar kullanın: “En kısa zamanda..”, “mümkün olduğu kadar…” gibi muğlak ifadeler okuyan için hiçbir şey ifade etmez. Muhatabınızdan bir dönüş, rapor vb. bir şey beklentiniz varsa teslim tarihini net ifadelerle belirtmelisiniz. (“Konu ile ilgili geri dönüşünüzü 25 Haziran tarihine kadar”, “Satış raporunu bugün mesai bitimine kadar iletir misin?” gibi)
• Konu bölümünü boş bırakmayın: E-postanın konu bölümü muhatabınıza açılan ilk penceredir. Konu bölümünü kesinlikle boş bırakmamalı ve olabildiğince e-postanızın özeti niteliğinde anahtar kelimelerden oluşturmalısınız. (Rapor Değerlendirme Toplantı Talebi gibi) Bu hem okuyucunun e-postanın ne hakkında olduğunu hızlıca anlamasını hem de arşiv taramalarınızda ilgili konuya dair e-postanızı kolaylıkla bulmanızı sağlar. E-posta konu bölümü en fazla 3-4 kelimeden oluşmalı, yargı bildiren bir cümle içermemeli. Konudaki anahtar kelimelerin tüm harflerinin büyük olması ve ACİİİLLLLL , ÖNEMLİ!!!!!!! gibi özensiz kullanımlardan uzak durmanız da “kişisel markanızı” olumlu yönden etkileyecektir emin olun.
• E-posta kavga aracı değildir: E-postanızda olabildiğince pozitif bir dil kullanın. Tam da bu nedenle gerginken ve sinirliyken e-posta yazmamanızı öneririm. Unutmayın e-posta hiç de iyi bir kavga aracı değildir. Gergin bir anınızda kullandığınız kötü bir ifade, e-postanın ulaşabileceği geniş kitleyi de düşünürsek, sizi haklıyken haksız konuma düşürebileceği gibi, olumsuz bir kişisel markaya sahip olmanıza da neden olacaktır. En büyük krizleri bile “sandviç tekniği” vb. metotlarla muhatabınızın egosunu zedelemeden çözmeyi başarabilirseniz, iş hayatınızda fark yaratacağınızdan kesinlikle emin olabilirsiniz.
• Teşekkür ve iyi dileklerinizi paylaşmayı unutmayın: Son olarak iş yaşamında hepimizin görev tanımları ve iş sorumlulukları var kuşkusuz. Ama görevimiz gereği bir işi veya geri dönüşü yapmamız, teşekkürü hak etmediğimiz anlamına gelmez. İş yaşamında iyi dilek ve takdir ifadelerinin muhatabınızın motivasyonunu daha da artırıp, işyerinizde iyi ikili ilişkiler kurmanıza destek olacağını unutmayın. Özetle e-postanızın sonunda teşekkür ve iyi dileklerinize yer verip, teşekkürden tasarruf etmeyelim.