Türk Telekom Güncel | Sayı 04

TÜRK TELEKOM GÜNCEL I 21 20 I TÜRK TELEKOM GÜNCEL Bizden SEYAHAT PORTALİ Tümbuulaşımvekonaklama süreçlerininonlineveotomatikolarak sistemüzerindenyapılması nedeni ileher bir alımvedeğişiklik, çalışanımızaeş zamanlı e-posta ile iletiliyor. Haziran ayındacanlıyaalınanTürkTelekom SeyahatPortalindeEkimayınakadar, 13 binden fazlakonaklamave 12binden fazla dauçakbileti alımı kolaylıklave minimum, maliyetlerleyapıldı. Yeni sistemlezamanınızsizekalsın TürkTelekomSeyahatPortali ileonline hizmet verenhavayolu/otelweb sitelerindeolduğugibi çalışanlarımız için pratikuygulamakolaylıkları sağlayan, kaliteli, standart hizmet vermeyi öngören, hata faktörünüminimizeedenbir alt yapı oluşturuldu. Yeni sistemlebirkaçdakika içinde vepratikbir şekilde tümdetaylar sistemeaktarılabiliyor ve işlemler tamamlanabiliyor. Şirketler ve insan içinenönemli temel hedeflerdenbirisi, zamanı verimli kullanmakve “zamanyönetimini” sağlamaktır. Şirket içi tümsüreçlerimizde çalışanlarımızınminimumsürede ihtiyacını karşılayacaksistemleri oluşturmayı, tümçalışanlarımızıneşit, kaliteli veaynı standarttahizmet almalarını sağlamayı hedefliyoruz. Tesis YönetimiDirektörlüğü tarafındancanlıya alınanSeyahatPortali debumisyonla hayatageçirilmiştir. Kaynaklarımızı daha verimli kullanıyoruz Türk TelekomSeyahat Portali özellikle uçak biletlerinin, canlı ortamda, saat ve fiyat kıyaslamaları da yapılarak alınması, çalışanlarımızın en doğru alımı tercih etmelerini sağlıyor. Seyahat planlamalarınınmanuel yürütüldüğü süreçte, çalışanlarımız seyahat taleplerinde bir saat belirtiyor, o saat esas alınarak planlamalar yapılıyordu. Bu şekilde işletilen süreçte , talep edilen saate uygun alım gerektiğinden, zaman zaman biletlerin pahalı alımı ortaya çıkabiliyordu. Yeni sistemde çalışanlarımız biletlerini, anlık fiyatlarla görerek alabiliyor, toplantı programlarını ya da birlikte gideceği ekip arkadaşlarının uçuş saatlerini görüşerek, bilet fiyatlarına göre seyahatlerini tekrar planlayabiliyorlar. Türk TelekomSeyahat Portali ile çalışanlarımız kendi iradeleri ile yaptıkları alımlarda, kurum prosedürleri çerçevesinde hareket etmekte ve kurumun faydasına yönelik gayret göstermektedirler. Yeni sistemle birlikte, çalışanlarımız en yakın saatlerdeki daha ucuz biletleri tercih ederek seyahat planlaması yaptıkları için, bilet alımlarının %98’ien uygun fiyatla tedarik edilerek şirket kaynaklarımızın verimli şekilde kullanılması sağlandı. Ayrıca portalin sağladığı raporlama ve istatistiki veriler ile bütçe planlamaları daha verimli ve tutarlı yapılabiliyor. Standart ve eşit hizmet verilmesi, kullanım kolaylığı ile pratik planlama, hızlı erişim imkanı ile zaman yönetimi kolaylığı, maliyet avantajı ve bütçe yönetimi, istatistik ve raporlama imkanı, çalışan iş yükü optimizasyonu ve seyahat prosedürlerinin uygulan- ması kolaylığı sağlayan Türk Telekom Seyahat Portali, çalışanlarımızdan gelen geri bildirimlerle her geçen gün daha da geliştiriliyor ve verimli hale getiriliyor. Türk Telekom Seyahat Portali’yle artık iş seyahatlerimizin konaklama ve ulaşımlarını yönetmek çok daha kolay! Ş irketimizdegün içerisindeyaklaşık 150 ile300arasında “Seyahat Planlaması” yapıldığını biliyor muydunuz? Herbir seyahat planlaması kapsamında, hemulaşım, hemde konaklamaplanlarınınyapıldığı düşünüldüğündeoperasyonel açıdanbu sayı ikiyekatlanıyor. Çokyoğunbir operasyonsüreci ve emekgerektirenSeyahatYönetimi yakın zamanakadar, çalışanlarımızın ilgili birimlere taleplerini bireysel olarak e-postaaracılığıyla iletmeleri şeklinde sürdürülüyordu. Görevonayları sonrası e-postayazışmaları yada telefon görüşmeleri ile talepler aktarılıyor, çalışanlarımızınseyahat ofisimiz ile iletişimi ve seyahat ofisimizinhizmet alınanacente ile iletişimi e-postalar, excel dosyaları ilemanuel olaraksağlanıyordu. Bukadar yoğunseyahatlerinyapıldığı ortamda, hemçalışanhemde seyahat ofisi için işleyiş çokdahakarmaşıkbirhale geliyordu. Enönemlisi deanlık raporlamalar yapılamıyor, tümsüreç manuel takipedildiğindenhatayadaha açıkbir ortamoluşuyordu. İş seyahatlerininoldukçayoğun gerçekleştiği şirketimizde, seyahat yönetimi sürecinine-posta trafiği deçok Sayılarla Türk Telekom Seyahat Portali Türk Telekom’un artık Seyahat Portali var! verimli vekolayyönetilebilirhalegeldi. Hemçalışanlarımız, hemde seyahat yönetimekibimiz içinsüreçleri yönetmek artıkçokdahahızlı, keyifli veverimli bir şekledönüştü. Aktif kullanımaalınan“TürkTelekom SeyahatPortali” ileçalışanlarımız seyahat planlamalarını kendileri yapabiliyorlar. Ayrıcabirbilgi beklemeden, tümseyahat planlama süreçlerini sistemüzerindenkendileri takipedebiliyorlar. Seyahat yönetimsürecininmanuel yönetildiği dönemdebir seyahat planlamasınınsonuçlandırılması için yaklaşık20 ile90dakikaarasındabir zamanharcamakgerekmekteyken, Türk TelekomSeyahatPortali ile çalışanlarımız, herhangi bir aracı kişi ya daacenteye ihtiyaçduymadanbu işlemi 3 dakikagibi kısabir sürede tamamlayabiliyorlar. SeyahatPortali üzerindenuçak biletlerininalınması ve talepedenkişiye ulaşması içinayrıcabeklemekdurumunda kalınmıyor. Aynı şekildeotel konaklama alımları daotellerinmüsait olma durumlarınagöre 10 ile30dakika içerisinde sonuçlanabiliyor. Uygun fiyatla bilet alımı Seyahat Portali ile satın alınan uçak bileti Seyahat Portali videosunu izlemek için tıklayın. Seyahat Portali ile ayarlanan konaklama sayısı E-posta ve telefon trafiğinde azalma 13 bin % 80 % 98 Seyahat Portalinde konaklama onay süreci 10 dk Seyahat Portali ortalama işlem süreci 3 dk 12 bin yoğunoluyor ve seyahat süreçleri kapsamında toplamdayıllık300bine yakıne-postaalışverişi yapılıyordu. Seyahat planlamalarındaki ulaşımve konaklamadetayları dikkatealındığında, bukadar yoğune-posta trafiğini yönetmek çokciddi çabagerektiriyor, hem çalışanlarınhemde seyahat yönetim ekibimizinmotivasyonunuolumsuz etkiliyordu. Seyahatikeyfedönüştürenportal Hemçalışan, hemde seyahat yönetim ekipleri açısındanzorluolanbusüreçartık değişti. ŞimdiTürkTelekomSeyahat Portali var! TesisYönetimiDirektörlüğü tarafından2018Haziranayındahayata geçirilenSeyahatPortali’ninaktif kullanımabaşlanması ilee-posta trafiği ve telefongörüşmeleri%80oranında azaldı. Portalindevreyegirmesiyle seyahat yönetimsüreçleri çokdaha